Alles an einem Ort
Praxisdaten, Branding, Vorlagen, Buchung und Integrationen — zentral verwaltet in einer übersichtlichen Oberfläche.
Praxisdaten & Grundeinstellungen
Unter Einstellungen passt du TheraTap vollständig an deine Praxis an — von der Adresse auf deinen Dokumenten über das Erscheinungsbild deiner Berichte bis hin zu Kommunikationsvorlagen und Buchungsregeln. Die meisten Einstellungen nimmst du einmalig vor und profitierst dann in deinem gesamten Arbeitsalltag davon.
Die Seitenleiste ist in Bereiche gegliedert:
| Bereich | Einträge |
|---|---|
| Benutzer | Profil, Sicherheit |
| Unternehmen | Unternehmen, Öffentliches Profil, Benutzer, Abonnement, Dokumente, Design & Briefbogen, Kommunikation & Vorlagen |
| Inhalte | Textbausteine, Formulare, Stempelkarten-Vorlagen |
| Termine & Buchung | Termine, Buchungseinstellungen |
| Abrechnung | Rechnungswesen, Gebührenordnung, Artikel |
| Tools | Duplikate (eigenes Panel unterhalb der Navigation) |
Auf einen Blick
Abschnitt betitelt „Auf einen Blick“Professionelles Auftreten
Briefbogen, Befundfarben und Berichts-Layout sorgen dafür, dass jedes PDF und jede E-Mail dein Corporate Design widerspiegelt.
Flexibel anpassbar
Eigene Formulare, Textbausteine und Kommunikationsvorlagen — du bestimmst, wie deine Praxis arbeitet.
Sofort einsatzbereit
Sinnvolle Standardwerte sind voreingestellt. Du kannst sofort loslegen und später verfeinern.
Persönliche Einstellungen
Abschnitt betitelt „Persönliche Einstellungen“Hier verwaltest du deine persönlichen Benutzerdaten — Name, E-Mail-Adresse und Profilbild. Diese Angaben betreffen ausschließlich dein Benutzerkonto, nicht die Praxis selbst. Wenn du dein Konto nicht mehr benötigst, kannst du es hier auch löschen.
Sicherheit
Abschnitt betitelt „Sicherheit“Ändere dein Passwort jederzeit unter Einstellungen → Sicherheit. Du gibst dein aktuelles Passwort ein, legst ein neues fest und bestätigst es.
Unternehmen
Abschnitt betitelt „Unternehmen“Unternehmen
Abschnitt betitelt „Unternehmen“Die Praxisdaten sind das Herzstück deiner Einstellungen. Name, Adresse, Telefonnummer und Kontakt-E-Mail erscheinen automatisch auf:
- PDFs und Berichten
- Verträgen und Dokumenten
- E-Mails an Tierhalter:innen
- deiner öffentlichen Buchungsseite
Öffentliches Profil
Abschnitt betitelt „Öffentliches Profil“Alles, was Tierhalter:innen von deiner Praxis sehen — Beschreibung, Leistungen, Spezialisierungen, Öffnungszeiten und mehr. Du kannst deine Praxis im TheraTap-Verzeichnis listen lassen und auf einer Karte anzeigen. Außerdem hinterlegst du hier Links zu deiner Datenschutzerklärung und deinen AGB.
Eine ausführliche Anleitung findest du unter Profil & Verzeichnis.
Benutzer
Abschnitt betitelt „Benutzer“Füge Teammitglieder zu deiner Praxis hinzu und weise ihnen Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen zu. Als Praxisinhaber:in kannst du Mitglieder einladen, Rollen ändern und Zugänge entfernen.
Eine ausführliche Anleitung findest du unter Team & Rollen.
Abonnement
Abschnitt betitelt „Abonnement“Verwalte deinen TheraTap-Tarif und sieh auf einen Blick, welche Funktionen in deinem aktuellen Plan enthalten sind. TheraToken für SMS kannst du hier aufladen.
Dokumente
Abschnitt betitelt „Dokumente“Verwalte praxisweite Standarddokumente — z. B. Einverständniserklärungen, Informationsblätter oder Vorlagen. Lade Dateien per Drag-and-Drop hoch (PDF, Word, Excel, Bilder und mehr), versehe sie mit Namen, Beschreibung und Kategorie und finde sie jederzeit über die Suche oder den Kategorie-Filter wieder.
Design & Briefbogen
Abschnitt betitelt „Design & Briefbogen“Hier gestaltest du das visuelle Erscheinungsbild deiner Praxis:
- Briefbogen — Lade einen A4-Briefbogen als JPG oder PNG hoch (per Drag-and-Drop oder Datei-Dialog). Er wird als Hintergrund in Verträgen, PDFs und Dokumenten verwendet.
- Befundfarben — Lege fest, welche Farben für Kommentare, Blockaden und verschiedene Verspannungsgrade auf dem Tiermodell verwendet werden.
- Berichts-Layout — Wähle aus vier Layoutvarianten, wie Anamnese-Tabellen und Befunddaten in deinen PDF-Berichten angeordnet werden.
Kommunikation & Vorlagen
Abschnitt betitelt „Kommunikation & Vorlagen“Unter Einstellungen → Kommunikation & Vorlagen verwaltest du automatische Nachrichten und Textvorlagen an einem Ort.
Termin-Benachrichtigungen (E-Mail & SMS) — Für jeden Typ (Erinnerung, Bestätigung, Absage, …) bearbeitest du E-Mail und SMS direkt nebeneinander, inklusive der Schalter pro Kanal:
| Kategorie | Vorlagen |
|---|---|
| Termine | Terminerinnerung, Terminbestätigung, Terminabsage, Terminverschiebung, Buchungsanfrage eingegangen, Anamneseformular-Erinnerung, Geburtstagserinnerung |
| Behandlung | Therapieplan, Befundbericht per E-Mail |
| Sonstiges | WhatsApp-Nachricht, Datenschutz-Vorlage |
Oben auf der Seite siehst du dein TheraToken-Guthaben für SMS (1 Token pro SMS-Segment à 160 Zeichen). SMS aktivierst du dort mit dem Hauptschalter und legst einen Absendernamen fest (max. 10 Zeichen).
Jede E-Mail-Vorlage hat einen Rich-Text-Editor mit Variablen (z. B. Name, Datum, Praxis). Standardvorlagen lassen sich per Klick wiederherstellen.
Inhalte
Abschnitt betitelt „Inhalte“Textbausteine
Abschnitt betitelt „Textbausteine“Erstelle wiederverwendbare Textblöcke für Behandlungen, Anamnesen und Verträge. Jeder Baustein hat einen Titel, eine Kategorie und formatierten Inhalt. In der Behandlungsansicht fügst du Textbausteine per Klick in jedes Feld ein — ideal für wiederkehrende Formulierungen wie Therapieempfehlungen oder Standardbefunde.
Mehr dazu unter Textbausteine & Vorlagen.
Formulare
Abschnitt betitelt „Formulare“Erstelle und verwalte Anamnese- und Befundformulare für Kund:innen und deine interne Dokumentation. Du legst Felder fest, ordnest sie per Drag-and-Drop und weist Formulare Tierarten zu.
Mehr dazu unter Anamnese-Formulare.
Stempelkarten-Vorlagen
Abschnitt betitelt „Stempelkarten-Vorlagen“Definiere Vorlagen für digitale Stempelkarten (Icon, Farbe, Stempelanzahl). Mehr unter Stempelkarten.
Termine & Buchung
Abschnitt betitelt „Termine & Buchung“Termine
Abschnitt betitelt „Termine“Kalenderbezogene Einstellungen, z. B. Geburtstage im Kalender anzeigen oder Google-Termine importieren.
Buchungseinstellungen
Abschnitt betitelt „Buchungseinstellungen“Steuere, wie Tierhalter:innen Termine bei dir buchen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Online-Buchung aktivieren | Schaltet den Buchungskalender für Tierhalter:innen frei |
| Nur Anfragen | Termine werden nicht direkt gebucht, sondern als Anfrage gesendet, die du bestätigen kannst |
| Vorlaufzeit | Mindestabstand zwischen Buchung und Termin (0–120 Stunden) |
| Buchungszeitraum | Wie weit im Voraus Termine buchbar sind (1–365 Tage) |
| Pufferzeit | Pause zwischen zwei Terminen (0–180 Minuten) |
| Währung | EUR, CHF, DKK oder USD |
| Buchungshinweis | Freitext, der auf der Buchungsseite angezeigt wird |
Arbeitszeiten
Abschnitt betitelt „Arbeitszeiten“Lege für jeden Wochentag fest, wann du buchbar bist. Pro Tag kannst du mehrere Zeitfenster definieren (z. B. Vormittag und Nachmittag) und jeweils eine Slot-Dauer (15, 30, 45 oder 60 Minuten) einstellen. Details findest du unter Arbeitszeiten.
Verfügbarkeits-Ausnahmen
Abschnitt betitelt „Verfügbarkeits-Ausnahmen“Trage Urlaub, Fortbildungen, Krankheit oder andere Abwesenheiten ein. Es gibt drei Typen:
- Ganzer Tag — z. B. ein Urlaubstag
- Zeitraum — z. B. nur vormittags nicht verfügbar
- Wiederkehrend — z. B. jeden Mittwochnachmittag frei, begrenzt auf einen Zeitraum
Mehr dazu unter Verfügbarkeiten.
Behandlungsarten
Abschnitt betitelt „Behandlungsarten“Definiere die Leistungen, die Tierhalter:innen online buchen können — jeweils mit Name, Dauer, Preis und optionaler Beschreibung. Inaktive Behandlungsarten werden auf der Buchungsseite ausgeblendet, bleiben aber für die interne Verwendung erhalten. Details unter Behandlungsarten.
Ressourcen, Räume & Geräte
Abschnitt betitelt „Ressourcen, Räume & Geräte“In Team-Praxen kannst du Therapeut:innen als Ressourcen anlegen — jeweils mit eigener Farbe, eigenen Arbeitszeiten und Fähigkeiten (welche Behandlungsarten sie anbieten). Räume und Geräte werden bei der Buchung automatisch berücksichtigt, sodass Doppelbelegungen ausgeschlossen sind.
Buchungskalender einbetten
Abschnitt betitelt „Buchungskalender einbetten“Binde den TheraTap-Buchungskalender direkt auf deiner eigenen Website ein. Dir stehen drei Varianten zur Verfügung — als Custom Element, als Div-Container oder als Iframe. Den Einbettungscode kopierst du mit einem Klick.
Integrationen & Abrechnung
Abschnitt betitelt „Integrationen & Abrechnung“Rechnungswesen
Abschnitt betitelt „Rechnungswesen“Wähle, ob du Rechnungen direkt in TheraTap erstellst oder mit lexoffice arbeitest:
- TheraTap-Rechnungen — Hinterlege Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung und Rechnungsnummern-Schema. Passe die Rechnungsfarbe an dein Corporate Design an und entscheide, ob du mit Netto- oder Bruttopreisen arbeitest. Die Kleinunternehmerregelung wird unterstützt.
- lexoffice-Integration — Verbinde TheraTap mit deinem lexoffice-Konto über einen API-Schlüssel. Behandlungen werden als Rechnungsentwurf übertragen. Du kannst Rechnungstitel, Einleitungs- und Schlusstext individuell anpassen.
Mehr zur lexoffice-Anbindung unter lexoffice-Integration.
Artikel
Abschnitt betitelt „Artikel“Lege Artikel an, die du auf Rechnungen verwenden kannst — als Dienstleistung oder Produkt. Jeder Artikel hat einen Preis, Steuersatz, Einheit und eine optionale Beschreibung.
TheraToken
Abschnitt betitelt „TheraToken“TheraToken sind dein Guthaben für SMS-Benachrichtigungen. Den Kontostand siehst du oben auf der Seite Kommunikation & Vorlagen; aufladen kannst du im Abonnement. Eine SMS mit bis zu 160 Zeichen kostet 1 TheraToken.
Weitere Themen
Abschnitt betitelt „Weitere Themen“- Team & Rollen — Teammitglieder und Berechtigungen verwalten
- Profil & Verzeichnis — Öffentliches Praxisprofil einrichten
- Behandlungsarten — Buchbare Leistungen konfigurieren
- Online-Buchungskalender — So funktioniert die Online-Buchung
- Textbausteine & Vorlagen — Wiederkehrende Inhalte schnell einfügen
- lexoffice-Integration — Buchhaltung mit lexoffice verbinden
- PDF-Export — Professionelle Berichte erstellen