Ein Journal für alles
Jede Zahlung – egal welche Zahlart – landet im Journal. Bezahlte Rechnungen werden automatisch mitgebucht.
Kassenbuch & Zahlungsjournal
Mit dem Kassenbuch erfasst du alle Zahlungen an einem Ort – bar, EC, SumUp, PayPal oder Überweisung. Für dein Bargeld führt TheraTap zusätzlich einen laufenden Barbestand, mit dem du Ausgaben, Privatentnahmen und Kassenabschlüsse abbildest. So hast du deine Kasse jederzeit im Griff.
Auf einen Blick
Abschnitt betitelt „Auf einen Blick“Barbestand in Echtzeit
Nur Bargeld bewegt die Kasse. Der aktuelle Barbestand steht immer oben – EC & Co. laufen als reine Journaleinträge mit.
Belege & Quittungen
Foto oder PDF zu jeder Buchung hinterlegen, Quittungen drucken oder per E-Mail verschicken.
Kassenabschluss & Export
Bargeld zählen (auf Wunsch nach Scheinen und Münzen), Differenz ausgleichen, Kassenbuch, DATEV und Steuerberater-Auswertung exportieren.
Kassenbuch freischalten
Abschnitt betitelt „Kassenbuch freischalten“Das Kassenbuch schalten wir auf Anfrage für deine Praxis frei. Schreib uns an info@theratap.de – danach erscheint in der Seitenleiste unter Finanzen der Menüpunkt Kassenbuch.
Oben siehst du deinen aktuellen Barbestand und den letzten Kassenabschluss, darunter das Journal mit allen Buchungen im gewählten Zeitraum. Über die Filter grenzt du das Journal nach Zeitraum, Art (Rechnungszahlungen oder Kassenbewegungen), Zahlart und Benutzer:in ein.
Eine Buchung erfassen
Abschnitt betitelt „Eine Buchung erfassen“-
Auf „Buchung erfassen” klicken
Die Schaltfläche findest du oben im Kassenbuch.
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Buchungsart wählen
- Bareinnahme – Geldeingang ohne Rechnung (hier kannst du auch eine andere Zahlart wählen)
- Ausgabe – Barausgabe mit Beleg (z. B. Porto, Wareneinkauf), optional mit Steuersatz
- Entnahme – Privatentnahme aus der Kasse (nur Geld – Waren- oder Medikamentenentnahmen gehören nicht ins Kassenbuch)
- Einlage – Bareinlage, z. B. Wechselgeld oder dein Anfangsbestand. Gib dabei immer an, woher das Geld stammt.
- Kasse an Bank / Bank an Kasse – Umbuchung zwischen Kasse und Bankkonto
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Betrag & Details eingeben
Gib den Betrag als positiven Wert ein – ob Einnahme oder Ausgabe, ergibt sich aus der Buchungsart. Ergänze Datum, Beleg/Verwendungszweck und optional eine Notiz. Buchungen in der Zukunft sind nicht möglich.
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Buchen
Die Buchung erscheint sofort im Journal und der Barbestand wird aktualisiert.
Belege und Quittungen
Abschnitt betitelt „Belege und Quittungen“Tippe eine Buchung im Journal an, um ihre Details zu öffnen. Dort kannst du:
- Beleg hochladen – ein Foto oder PDF, z. B. den Kassenbon zu einer Barausgabe. Ein Beleg lässt sich später ersetzen. Ist die Buchung durch einen Kassenabschluss festgeschrieben, bleibt der Beleg als Nachweis erhalten.
- Quittung drucken oder per E-Mail verschicken – bei Rechnungszahlungen geht die Mail auf Wunsch direkt an den Rechnungskontakt.
Rechnungen fließen automatisch ein
Abschnitt betitelt „Rechnungen fließen automatisch ein“Sobald du eine Rechnung als bezahlt markierst oder eine Teilzahlung erfasst, wird die Zahlung automatisch ins Journal gebucht – mit der jeweiligen Zahlart. Bar bezahlte Rechnungen erhöhen den Barbestand, EC- oder Überweisungszahlungen erscheinen als Journaleintrag ohne Kassenwirkung.
Kassenabschluss machen
Abschnitt betitelt „Kassenabschluss machen“-
„Kassenabschluss” öffnen
TheraTap zeigt dir den Soll-Bestand – den Barbestand laut Kassenbuch.
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Bargeld zählen
Trage den gezählten Gesamtbetrag ein oder wähle Scheine & Münzen und gib die Stückelung einzeln ein – TheraTap rechnet die Summe aus. Die Differenz siehst du sofort.
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Abschließen
Mit „Differenz als Buchung ausgleichen” bucht TheraTap einen Überschuss oder Fehlbetrag als Kassendifferenz, sodass Soll und Ist wieder übereinstimmen. Optional hakst du „Barkasse geprüft” an und ergänzt eine Notiz.
Nach dem Abschluss öffnet sich der Beleg zum Kassenabschluss als PDF. Alle Abschlüsse findest du in der Liste Kassenabschlüsse, inklusive Stückelung und Beleg.
Differenz nachträglich ausgleichen
Abschnitt betitelt „Differenz nachträglich ausgleichen“Hast du eine Differenz beim Abschluss nicht ausgeglichen, kannst du das später in der Liste der Kassenabschlüsse über Differenz ausgleichen nachholen. TheraTap legt dann eine Korrekturbuchung mit aktuellem Datum an und ordnet sie dem ursprünglichen Abschluss zu. Eine Begründung ist Pflicht, z. B. eine Nachzählung. Der Kassenabschluss selbst bleibt unverändert.
Export für die Steuerberatung
Abschnitt betitelt „Export für die Steuerberatung“Über Export wählst du einen Zeitraum (mit Schnellwahl wie „Letzter Monat” oder „Letztes Jahr”) und die Art des Exports:
- Kassenbuch – alle Buchungen des Zeitraums mit laufendem Saldo, als PDF oder CSV.
- Tageseinnahmen – Zahlungseingänge je Tag und Zahlart.
- DATEV (Kasse) – das Kassenbuch als DATEV-Buchungsstapel (EXTF) mit den Konten aus deinem DATEV-Kontenrahmen.
- Steuerberater-Auswertung – eine Excel-Datei mit Umsatzsteuer nach Rechnungs- und Zahlungsdatum, Positionen und dem Zahlungsjournal.
Mehr zu Rechnungs-Exporten findest du unter Zahlungen & Export.
Eine falsche Buchung stornierst du in ihren Details über Storno. Gib dabei einen Grund an – „Fehlbuchung” oder einen eigenen. Bei Rechnungszahlungen wählst du zusätzlich, wie das Geld an die Kundin oder den Kunden zurückgeht.
Ein Kassenbuch muss fortlaufend und unveränderbar sein – deshalb wird die ursprüngliche Buchung nie gelöscht oder verändert. Stattdessen legt TheraTap eine Storno-Gegenbuchung an, die auf die Originalbuchung verweist. Beide Zeilen bleiben im Journal stehen, der Barbestand gleicht sich automatisch aus.
Bezieht sich die stornierte Zahlung auf eine Rechnung, wird deren Status neu berechnet – eine vollständig stornierte Zahlung setzt die Rechnung wieder auf offen.