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Online-Buchungskalender

Dein digitaler Empfangstresen: Tierhalter:innen öffnen deine Buchungsseite, wählen eine Behandlung und einen freien Termin – und du bekommst alle Daten inklusive neuem Kontakt und Patient direkt in TheraTap. Ohne Telefon, ohne E-Mail-Pingpong, rund um die Uhr.

Auf einen Blick

Abschnitt betitelt „Auf einen Blick“

3-Schritte-Buchung

Behandlung wählen, Termin aussuchen, Daten eingeben – fertig. So einfach ist es für deine Kund:innen.

Intelligente Verfügbarkeit

Arbeitszeiten, Pufferzeiten, Urlaub, Räume, Geräte und Therapeuten-Skills – alles fließt automatisch in die freien Zeitfenster ein.

Automatische Kontaktanlage

Bei jeder Buchung werden Kontakt und Patient automatisch angelegt oder erkannt. Kein manuelles Abtippen.

Überall einbettbar

Eigene Buchungsseite, Widget auf deiner Website oder iFrame – der Kalender funktioniert auf jedem Gerät und in jedem Setup.

Was der Online-Buchungskalender kann

Abschnitt betitelt „Was der Online-Buchungskalender kann“
Funktion Beschreibung
Online-Terminbuchung Tierhalter:innen buchen Termine über deine persönliche Buchungsseite oder ein eingebettetes Widget – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.
Automatische Verfügbarkeit Nur tatsächlich freie Zeitfenster werden angezeigt. Arbeitszeiten, Ausnahmen, gebuchte Termine, Pufferzeiten und Ressourcen werden in Echtzeit verrechnet.
Kontakt- & Patientenanlage Name, E-Mail, Adresse, Tierart, Rasse, Geburtsdatum – alles wird automatisch als Kontakt und Patient in TheraTap gespeichert. Bestehende Kontakte werden erkannt.
Zwei Buchungsmodi Wahlweise als Terminanfrage (du bestätigst manuell) oder als automatische Bestätigung (Termin steht sofort).
Ressourcenverwaltung Räume, Geräte und Therapeuten werden automatisch zugewiesen. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
Erinnerungen Automatische Terminerinnerungen per E-Mail und optional per SMS – 24 Stunden vor dem Termin.
Nachrichten Über den integrierten Nachrichtenverlauf kommunizierst du direkt mit Tierhalter:innen zu ihrer Anfrage.
Einbettbar Den Kalender bettest du als Widget, Custom Element oder iFrame in deine eigene Website ein.

So buchen Tierhalter:innen einen Termin

Abschnitt betitelt „So buchen Tierhalter:innen einen Termin“

Der Buchungsprozess ist bewusst einfach gehalten – drei Schritte, keine Registrierung, kein Login:

  1. Behandlung auswählen

    Alle aktiven Behandlungsarten werden übersichtlich angezeigt – mit Name, Beschreibung, Dauer und Preis. Tierhalter:innen wählen die passende Leistung aus.

  2. Wunschtermin wählen

    Ein übersichtlicher Kalender zeigt nur die tatsächlich verfügbaren Tage und Zeitfenster an. Vergangene Tage, ausgebuchte Slots und Zeiten außerhalb deiner Arbeitszeiten werden automatisch ausgeblendet. Auf dem Desktop werden zwei Monate nebeneinander angezeigt, auf dem Smartphone einer – immer optimiert für das jeweilige Gerät.

  3. Kontakt- und Tierdaten eingeben

    Im letzten Schritt geben Tierhalter:innen ihre Daten ein:

    • Kontaktdaten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse
    • Tierdaten: Name, Tierart (Hund, Pferd, Katze, Sonstiges), Rasse, Geschlecht, Geburtsdatum
    • Nachricht: Platz für Anliegen, Symptome oder Fragen

    Eine übersichtliche Zusammenfassung zeigt Behandlung, Datum, Uhrzeit und Dauer vor dem Absenden nochmal auf einen Blick. Nach dem Absenden erhalten Tierhalter:innen sofort eine Bestätigung auf dem Bildschirm und per E-Mail.

Was nach einer Buchung automatisch passiert

Abschnitt betitelt „Was nach einer Buchung automatisch passiert“

Sobald eine Buchung eingeht, erledigt TheraTap im Hintergrund eine ganze Reihe von Aufgaben – du musst dich um nichts davon kümmern:

Was passiert Detail
Kontakt anlegen Ein neuer Kontakt wird mit allen übermittelten Daten erstellt. Wird die E-Mail-Adresse erkannt, wird der bestehende Kontakt verknüpft.
Patient anlegen Die Tierdaten werden als neuer Patient beim Kontakt gespeichert – inklusive Tierart, Rasse und Geburtsdatum.
Termin erstellen Ein Termin wird im Kalender angelegt – je nach Modus als bestätigt oder als offene Anfrage.
Ressourcen reservieren Falls die Behandlungsart einen Raum oder ein Gerät erfordert, wird automatisch eine freie Ressource reserviert.
Therapeut zuweisen Bei mehreren Therapeuten wird automatisch ein verfügbarer Therapeut mit dem passenden Skill zugewiesen.
Benachrichtigungen senden Tierhalter:in erhält eine Bestätigung (oder Anfrage-Eingangsbestätigung), du erhältst eine Benachrichtigung über die neue Buchung.
Erinnerung planen 24 Stunden vor dem Termin wird automatisch eine Erinnerung per E-Mail (und optional per SMS) versendet – inklusive ICS-Kalender-Datei.

Terminanfrage oder automatische Bestätigung

Abschnitt betitelt „Terminanfrage oder automatische Bestätigung“

Du entscheidest, wie Buchungen behandelt werden:

Modus Verhalten Ideal für
Terminanfrage (Standard) Buchungen erscheinen als offene Anfrage. Du prüfst, kommunizierst bei Bedarf über den Nachrichtenverlauf und bestätigst oder lehnst ab. Praxen, die jede Buchung individuell prüfen möchten
Automatische Bestätigung Termine werden sofort bestätigt und im Kalender eingetragen. Tierhalter:innen erhalten direkt die Terminbestätigung. Praxen mit klar definierten Arbeitszeiten und Kapazitäten

Den Modus stellst du unter Einstellungen → Buchungseinstellungen ein.

Einrichtung

Abschnitt betitelt „Einrichtung“

  1. Voraussetzungen prüfen

    Bevor Kund:innen online bei dir buchen können, sollten drei Bereiche eingerichtet sein:

    Bereich Wo Wozu
    Behandlungsarten Einstellungen → Behandlungsarten Legt fest, welche Leistungen buchbar sind – mit Name, Dauer und Preis
    Arbeitszeiten Einstellungen → Arbeitszeiten Bestimmt, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Termine möglich sind
    Öffentliches Profil Einstellungen → Öffentliches Profil Deine Praxisdaten, Beschreibung und Logo für die Buchungsseite

  2. Online-Buchung aktivieren

    Navigiere zu Einstellungen → Buchungseinstellungen und aktiviere den Online-Buchungskalender. Danach passiert automatisch:

    • Deine persönliche Buchungsseite wird freigeschaltet
    • Der Button „Jetzt Termin buchen“ erscheint auf deinem öffentlichen Profil
    • Eingehende Anfragen erscheinen unter Terminanfragen

  3. Buchungseinstellungen anpassen

    Unter Einstellungen → Buchungseinstellungen passt du die Buchung an deine Bedürfnisse an:

    Einstellung Was sie bewirkt Standardwert
    Pufferzeit Zeitlicher Abstand vor und nach jedem Termin – ideal für An-/Abreise und Nachbereitung (0–180 Minuten) 0 Minuten
    Vorlaufzeit Wie kurzfristig gebucht werden kann – verhindert zu spontane Buchungen (0–120 Stunden) 1 Stunde
    Vorausbuchung Wie weit im Voraus Termine buchbar sind (1–365 Tage) 60 Tage
    Buchungshinweis Individueller Text für Tierhalter:innen während der Buchung – z. B. Hinweise zur Anfahrt oder Vorbereitung –
    Buchungsmodus Terminanfrage (manuell bestätigen) oder automatische Bestätigung Terminanfrage
    Währung EUR, CHF, DKK oder USD – für die Preisanzeige deiner Behandlungsarten EUR

  4. Buchungslink teilen

    Deinen persönlichen Buchungslink findest du unter Einstellungen → Öffentliches Profil. Empfohlene Einsatzorte:

    • Eigene Website und Social Media (z. B. Instagram Link in Bio)
    • WhatsApp-Status und E-Mail-Signatur
    • Google Maps Eintrag
    • QR-Code auf Visitenkarten, Flyern oder im Wartezimmer

Zusammenspiel der Einstellungen

Abschnitt betitelt „Zusammenspiel der Einstellungen“

Alle Bausteine greifen nahtlos ineinander – so entsteht ein vollständiges Buchungssystem:

Baustein Was er steuert
Arbeitszeiten Grundrahmen, wann Termine buchbar sind – pro Wochentag mit flexiblen Zeitfenstern
Verfügbarkeits-Ausnahmen Urlaub, Krankheit, Feiertage – überschreiben Arbeitszeiten für einzelne Tage oder wiederkehrend
Behandlungsarten Buchbare Leistungen mit Dauer, Preis und Beschreibung – optional mit Raum- oder Geräteanforderung
Ressourcen & Räume Verhindert Doppelbuchungen von Behandlungsräumen und Spezialgeräten
Therapeuten-Ressourcen Bei mehreren Therapeuten: Skill-basierte Zuweisung – jeder Therapeut bekommt nur passende Behandlungen
Terminerinnerungen Automatische Erinnerungen per E-Mail und SMS – individuell anpassbare Vorlagen
Öffentliche Buchungsseite Professionelle Profilseite mit Kalender – auch als Widget einbettbar

Weitere Themen

Abschnitt betitelt „Weitere Themen“