Praxisdaten & Grundeinstellungen

Unter Einstellungen passt du TheraTap vollständig an deine Praxis an — von der Adresse auf deinen Dokumenten über das Erscheinungsbild deiner Berichte bis hin zu E-Mail-Vorlagen und Buchungsregeln. Die meisten Einstellungen nimmst du einmalig vor und profitierst dann in deinem gesamten Arbeitsalltag davon.

Auf einen Blick

Alles an einem Ort

Praxisdaten, Branding, Vorlagen, Buchung und Integrationen — zentral verwaltet in einer übersichtlichen Oberfläche.

Professionelles Auftreten

Briefbogen, Befundfarben und Berichts-Layout sorgen dafür, dass jedes PDF und jede E-Mail dein Corporate Design widerspiegelt.

Flexibel anpassbar

Eigene Anamnesefelder, Textbausteine und E-Mail-Vorlagen — du bestimmst, wie deine Praxis arbeitet.

Sofort einsatzbereit

Sinnvolle Standardwerte sind voreingestellt. Du kannst sofort loslegen und später verfeinern.

Persönliche Einstellungen

Profil

Hier verwaltest du deine persönlichen Benutzerdaten — Name, E-Mail-Adresse und Profilbild. Diese Angaben betreffen ausschließlich dein Benutzerkonto, nicht die Praxis selbst. Wenn du dein Konto nicht mehr benötigst, kannst du es hier auch löschen.

Sicherheit

Ändere dein Passwort jederzeit unter Einstellungen → Sicherheit. Du gibst dein aktuelles Passwort ein, legst ein neues fest und bestätigst es.

Praxis & Branding

Unternehmen

Die Praxisdaten sind das Herzstück deiner Einstellungen. Name, Adresse, Telefonnummer und Kontakt-E-Mail erscheinen automatisch auf:

Öffentliches Profil

Alles, was Tierhalter:innen von deiner Praxis sehen — Beschreibung, Leistungen, Spezialisierungen, Öffnungszeiten und mehr. Du kannst deine Praxis im TheraTap-Verzeichnis listen lassen und auf einer Karte anzeigen. Außerdem hinterlegst du hier Links zu deiner Datenschutzerklärung und deinen AGB.

Eine ausführliche Anleitung findest du unter Profil & Verzeichnis.

Briefbogen

Lade einen A4-Briefbogen als JPG oder PNG hoch — per Drag-and-Drop oder über den Datei-Dialog. Dein Briefbogen wird als Hintergrund in allen Verträgen, PDFs und Dokumenten verwendet und verleiht deiner gesamten Kommunikation ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild.

Behandlung & Berichte

Hier gestaltest du das Erscheinungsbild deiner Befunde und Berichte:

Befundfarben — Lege fest, welche Farben für Kommentare, Blockaden und verschiedene Verspannungsgrade auf dem Tiermodell verwendet werden. Die Farben werden per Farbwähler eingestellt und automatisch gespeichert.
Berichts-Layout — Wähle aus vier Layoutvarianten, wie Anamnese-Tabellen und Befunddaten in deinen PDF-Berichten angeordnet werden (Vollbreite oder zweispaltig, unterhalb der Tabellen oder am Ende).

Vorlagen & Inhalte

E-Mail-Vorlagen

Bearbeite die Texte aller automatischen E-Mails, die TheraTap für dich versendet:

Kategorie	Vorlagen
Termine	Terminerinnerung, Terminbestätigung, Terminabsage, Terminverschiebung, Buchungsanfrage eingegangen
Behandlung	Therapieplan, Befundbericht
Sonstiges	Geburtstagserinnerung, Datenschutz-Vorlage

Jede Vorlage verfügt über einen Rich-Text-Editor und du kannst per Klick Variablen einfügen — z. B. den Namen des Tierhalters, das Datum oder den Praxisnamen. So bleibt jede E-Mail persönlich, ohne dass du sie jedes Mal manuell anpassen musst. Falls du einmal von vorne anfangen möchtest, lassen sich die Standardvorlagen mit einem Klick wiederherstellen.

SMS-Vorlagen

Aktiviere SMS-Benachrichtigungen und lege einen Absendernamen fest (max. 10 Zeichen). Wie bei E-Mails stehen dir Vorlagen für Terminerinnerungen, Bestätigungen, Absagen und mehr zur Verfügung. Ein Zeichenzähler zeigt dir live an, wie viele SMS eine Nachricht verbraucht (160 Zeichen pro SMS). SMS werden über TheraToken abgerechnet.

Textbausteine

Erstelle wiederverwendbare Textblöcke für Behandlungen, Anamnesen und Verträge. Jeder Baustein hat einen Titel, eine Kategorie und formatierten Inhalt. In der Behandlungsansicht fügst du Textbausteine per Klick in jedes Feld ein — ideal für wiederkehrende Formulierungen wie Therapieempfehlungen oder Standardbefunde.

Mehr dazu unter Textbausteine & Vorlagen.

Anamnesefelder

Bestimme, welche Felder in der Anamnese angezeigt werden und in welcher Reihenfolge. Du kannst eigene Felder anlegen, benennen und per Drag-and-Drop sortieren. So passt du die Befundung genau an deine Arbeitsweise und Fachrichtung an.

Dokumente

Verwalte praxisweite Standarddokumente — z. B. Einverständniserklärungen, Informationsblätter oder Vorlagen. Lade Dateien per Drag-and-Drop hoch (PDF, Word, Excel, Bilder und mehr), versehe sie mit Namen, Beschreibung und Kategorie und finde sie jederzeit über die Suche oder den Kategorie-Filter wieder.

Online-Buchung

Buchungseinstellungen

Steuere, wie Tierhalter:innen Termine bei dir buchen:

Einstellung	Beschreibung
Online-Buchung aktivieren	Schaltet den Buchungskalender für Tierhalter:innen frei
Nur Anfragen	Termine werden nicht direkt gebucht, sondern als Anfrage gesendet, die du bestätigen kannst
Vorlaufzeit	Mindestabstand zwischen Buchung und Termin (0–120 Stunden)
Buchungszeitraum	Wie weit im Voraus Termine buchbar sind (1–365 Tage)
Pufferzeit	Pause zwischen zwei Terminen (0–180 Minuten)
Währung	EUR, CHF, DKK oder USD
Buchungshinweis	Freitext, der auf der Buchungsseite angezeigt wird

Arbeitszeiten

Lege für jeden Wochentag fest, wann du buchbar bist. Pro Tag kannst du mehrere Zeitfenster definieren (z. B. Vormittag und Nachmittag) und jeweils eine Slot-Dauer (15, 30, 45 oder 60 Minuten) einstellen. Details findest du unter Arbeitszeiten.

Verfügbarkeits-Ausnahmen

Trage Urlaub, Fortbildungen, Krankheit oder andere Abwesenheiten ein. Es gibt drei Typen:

Ganzer Tag — z. B. ein Urlaubstag
Zeitraum — z. B. nur vormittags nicht verfügbar
Wiederkehrend — z. B. jeden Mittwochnachmittag frei, begrenzt auf einen Zeitraum

Mehr dazu unter Verfügbarkeiten.

Behandlungsarten

Definiere die Leistungen, die Tierhalter:innen online buchen können — jeweils mit Name, Dauer, Preis und optionaler Beschreibung. Inaktive Behandlungsarten werden auf der Buchungsseite ausgeblendet, bleiben aber für die interne Verwendung erhalten. Details unter Behandlungsarten.

Ressourcen, Räume & Geräte

In Team-Praxen kannst du Therapeut:innen als Ressourcen anlegen — jeweils mit eigener Farbe, eigenen Arbeitszeiten und Fähigkeiten (welche Behandlungsarten sie anbieten). Räume und Geräte werden bei der Buchung automatisch berücksichtigt, sodass Doppelbelegungen ausgeschlossen sind.

Buchungskalender einbetten

Binde den TheraTap-Buchungskalender direkt auf deiner eigenen Website ein. Dir stehen drei Varianten zur Verfügung — als Custom Element, als Div-Container oder als Iframe. Den Einbettungscode kopierst du mit einem Klick.

Integrationen & Abrechnung

Rechnungswesen

Wähle, ob du Rechnungen direkt in TheraTap erstellst oder mit lexoffice arbeitest:

TheraTap-Rechnungen — Hinterlege Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung und Rechnungsnummern-Schema. Passe die Rechnungsfarbe an dein Corporate Design an und entscheide, ob du mit Netto- oder Bruttopreisen arbeitest. Die Kleinunternehmerregelung wird unterstützt.
lexoffice-Integration — Verbinde TheraTap mit deinem lexoffice-Konto über einen API-Schlüssel. Behandlungen werden als Rechnungsentwurf übertragen. Du kannst Rechnungstitel, Einleitungs- und Schlusstext individuell anpassen.

Mehr zur lexoffice-Anbindung unter lexoffice-Integration.

Artikel

Lege Artikel an, die du auf Rechnungen verwenden kannst — als Dienstleistung oder Produkt. Jeder Artikel hat einen Preis, Steuersatz, Einheit und eine optionale Beschreibung.

Abonnement

Verwalte deinen TheraTap-Tarif und sieh auf einen Blick, welche Funktionen in deinem aktuellen Plan enthalten sind.

TheraToken

TheraToken sind dein Guthaben für SMS-Benachrichtigungen. Du siehst deinen aktuellen Kontostand, kannst Token über Stripe nachkaufen und behältst den Überblick über den Verbrauch. Eine SMS mit bis zu 160 Zeichen kostet 1 TheraToken.

Team & Benutzer

Füge Teammitglieder zu deiner Praxis hinzu und weise ihnen Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen zu. Als Praxisinhaber:in kannst du Mitglieder einladen, Rollen ändern und Zugänge entfernen.

Eine ausführliche Anleitung findest du unter Team & Rollen.

Weitere Themen

Team & Rollen — Teammitglieder und Berechtigungen verwalten
Profil & Verzeichnis — Öffentliches Praxisprofil einrichten
Behandlungsarten — Buchbare Leistungen konfigurieren
Online-Buchungskalender — So funktioniert die Online-Buchung
Textbausteine & Vorlagen — Wiederkehrende Inhalte schnell einfügen
lexoffice-Integration — Buchhaltung mit lexoffice verbinden
PDF-Export — Professionelle Berichte erstellen