Verfügbarkeits-Ausnahmen

Nicht jeder Tag läuft nach Plan. Fortbildungen, Feiertage, ein freier Nachmittag oder drei Wochen Urlaub – mit Verfügbarkeits-Ausnahmen sagst du TheraTap, wann du nicht erreichbar bist. Die betroffenen Zeiträume werden automatisch aus deiner Online-Buchung entfernt, sodass Kund:innen nur noch Termine sehen, die wirklich verfügbar sind. Kein Nachtelefonieren, keine Doppelbuchungen, keine Missverständnisse.

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Auf einen Blick

Drei Ausnahme-Typen

Ganzer Tag, Zeitbereich oder wiederkehrend – für jede Abwesenheit der passende Typ.

Sofort wirksam

Jede Ausnahme greift in Echtzeit. Gesperrte Zeiten verschwinden sofort aus der Online-Buchung.

Team & Ressourcen

Ausnahmen gelten praxisweit oder nur für einzelne Therapeut:innen und Räume – du entscheidest.

Kalender-Übersicht

Alle Sperrzeiten erscheinen farblich markiert in deinem Praxiskalender – nichts wird übersehen.

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Die drei Ausnahme-Typen

Je nach Situation wählst du den passenden Typ:

Typ	Wann verwenden?	Beispiele
Ganzer Tag	Du bist den kompletten Tag nicht verfügbar	Urlaub, Feiertag, Krankheitstag
Zeitbereich	Nur bestimmte Stunden an einem Tag sind blockiert	Arztbesuch am Vormittag, freier Nachmittag, Fortbildung von 13–17 Uhr
Wiederkehrend	Regelmäßige Abwesenheiten an bestimmten Wochentagen	Jeden Mittwoch frei, Freitagnachmittag Weiterbildung

Tipp

Für mehrtägigen Urlaub nutze den Typ Ganzer Tag und gib den kompletten Zeitraum an. Du musst nicht jeden Tag einzeln eintragen.

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Ausnahme erstellen

1. Einstellungen öffnen

   Navigiere zu Einstellungen → Verfügbarkeits-Ausnahmen. Du siehst eine Übersicht aller bestehenden Ausnahmen.

2. Typ wählen

   Klicke auf Neue Ausnahme hinzufügen und wähle einen der drei Typen:

   • Ganzer Tag – Wähle das Datum (oder einen Datumsbereich). Der gesamte Tag wird gesperrt.
   • Zeitbereich – Wähle Datum, Startzeit und Endzeit. Nur dieser Zeitraum wird blockiert.
   • Wiederkehrend – Wähle die betroffenen Wochentage (z. B. Montag und Mittwoch) und ab wann die Regel gelten soll. Optional kannst du ein Enddatum setzen – ohne Enddatum gilt die Regel unbegrenzt.

3. Titel und Beschreibung vergeben

   Gib der Ausnahme einen aussagekräftigen Titel (z. B. „Sommerurlaub”, „Fortbildung Osteopathie” oder „Feiertag”). Optional kannst du eine Beschreibung hinzufügen – diese ist nur für dich und dein Team sichtbar.

4. Speichern

   Klicke auf Speichern. Die Ausnahme wird sofort aktiv – die betroffenen Zeitslots sind ab diesem Moment nicht mehr buchbar.

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So wirken Ausnahmen auf die Online-Buchung

Sobald du eine Ausnahme speicherst, passiert automatisch:

• Die betroffenen Zeiten verschwinden aus der Online-Buchung – Kund:innen sehen diese Slots gar nicht mehr
• Deine regulären Arbeitszeiten werden für den Zeitraum überschrieben
• Im Praxiskalender werden die gesperrten Zeiten farblich hervorgehoben, damit du und dein Team immer den Überblick behalten

Beispiel – Zeitbereich:

• Deine Arbeitszeit am Montag: 08:00–16:00 Uhr
• Du trägst eine Ausnahme ein: Montag 12:00–16:00 Uhr (Fortbildung)
• Ergebnis: Buchbar bleibt nur 08:00–12:00 Uhr

Beispiel – Wiederkehrend:

• Du möchtest jeden Freitag freinehmen
• Typ: Wiederkehrend, Wochentag: Freitag, Start: 01.03.2025
• Ergebnis: Ab März ist jeder Freitag automatisch für Buchungen gesperrt

Hinweis

Ausnahmen haben immer Vorrang. Wenn sich Arbeitszeiten und eine Ausnahme überschneiden, gewinnt die Ausnahme. So ist sichergestellt, dass gesperrte Zeiten wirklich gesperrt bleiben.

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Team- und Ressourcen-Ausnahmen

Verfügbarkeits-Ausnahmen lassen sich auf zwei Ebenen anlegen:

Ebene	Wirkung	Typischer Einsatz
Praxisweit (Team)	Gilt für die gesamte Praxis und alle Buchungen	Feiertage, Betriebsurlaub, Praxis-Events
Pro Ressource	Gilt nur für eine:n bestimmte:n Therapeut:in oder einen Raum	Individueller Urlaub, Fortbildung einer Kollegin, Raum-Renovierung

Beide Ebenen werden bei der Verfügbarkeitsberechnung berücksichtigt. Ist entweder die Praxis oder die benötigte Ressource gesperrt, kann der Zeitslot nicht gebucht werden.

Tipp

Ressourcen-Ausnahmen findest du unter Einstellungen → Ressourcen & Räume. Wähle die gewünschte Ressource aus und wechsle zum Tab Ausnahmen.

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Ausnahmen verwalten

Alle Ausnahmen lassen sich jederzeit anpassen:

• Bearbeiten – Datum, Uhrzeit, Titel oder Beschreibung ändern
• Verlängern oder verkürzen – Zeiträume flexibel anpassen
• Löschen – Die Ausnahme wird entfernt und die Zeiten sind sofort wieder buchbar

Jede Änderung wirkt sich in Echtzeit auf die Online-Buchung aus. Es ist kein Neustart oder zusätzliches Veröffentlichen nötig.

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Zusammenspiel mit anderen Einstellungen

Einstellung	Rolle
Arbeitszeiten	Definieren den Rahmen, in dem Buchungen möglich sind
Verfügbarkeits-Ausnahmen	Schließen einzelne Zeiten innerhalb dieses Rahmens aus
Ressourcen & Räume	Können eigene Ausnahmen haben, unabhängig von den Praxis-Ausnahmen
Behandlungsarten	Bestimmen Dauer und Art der buchbaren Termine

Zusammen ergibt sich daraus eine realistische Darstellung deiner tatsächlichen Verfügbarkeit – automatisch berechnet, immer aktuell.

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Weitere Themen

• Arbeitszeiten – Den Buchungsrahmen für deine Praxis festlegen
• Online-Buchungskalender – So funktioniert die Buchung für deine Kund:innen
• Ressourcen & Räume – Therapeut:innen, Räume und Geräte verwalten
• Behandlungsarten – Welche Leistungen buchbar sind
• Terminanfragen – Buchungen manuell prüfen und bestätigen