Dokumente & Verträge

Schluss mit Papierchaos: TheraTap ersetzt deine Papierverträge, Einwilligungsformulare und Informationsblätter durch einen komplett digitalen Workflow. Erstelle Verträge mit dynamischen Platzhaltern, lasse direkt am Bildschirm unterschreiben und archiviere alles automatisch in der Tier- oder Kontaktakte. Jedes Dokument steht jederzeit als PDF bereit – zum Download, Druck oder E-Mail-Versand.

---

Auf einen Blick

Digitale Unterschrift

Tierhalter:innen unterschreiben direkt auf dem Bildschirm – am Tablet, Smartphone oder PC. Kein Drucker, kein Scanner.

Dynamische Platzhalter

Über 40 Platzhalter für Tier-, Kontakt- und Praxisdaten werden beim Erstellen automatisch befüllt.

Vorlagen & Textbausteine

Häufig genutzte Verträge als Vorlage speichern und mit einem Klick laden – nur noch individuell anpassen.

Automatisch archiviert

Jedes Dokument wird als PDF gespeichert und ist dauerhaft in der Akte abrufbar – auch offline.

---

Dokumenttypen

TheraTap unterstützt verschiedene Dokumenttypen, die du individuell einsetzen kannst:

Typ	Anwendungsbeispiel	Unterschrift
Einwilligungserklärung	DSGVO-konforme Datenschutzerklärung	Digital
Behandlungsvertrag	AGB, Vertragsbedingungen, Zahlungsmodalitäten	Digital oder später
Informationsblatt	Nachsorge, Trainingsplan, Fütterungsempfehlung	Ohne Unterschrift
Individuelle Dokumente	Beliebige Freitextdokumente, Gutachten, Berichte	Optional

---

Einwilligungserklärung (DSGVO)

Die Einwilligungserklärung ist direkt im Kontakt hinterlegt und sorgt dafür, dass du datenschutzkonform arbeitest – ohne Papier.

1. Kontakt öffnen

   Öffne den Kontakt der Tierhalter:in. Die Einwilligungserklärung findest du direkt in der Kontaktansicht.

2. Vorschau prüfen

   Vor dem Unterschreiben kannst du dir die Erklärung als PDF-Vorschau anzeigen lassen. Der Text basiert auf der Vorlage, die du unter Einstellungen → Datenschutz hinterlegt hast – oder auf dem Standard-DSGVO-Text.

3. Digital unterschreiben

   Die Tierhalter:in unterschreibt direkt auf dem Bildschirm. Das funktioniert per Finger auf dem Smartphone, per Eingabestift auf dem Tablet oder mit der Maus am PC.

4. Automatisch archiviert

   Die unterschriebene Erklärung wird als PDF generiert und dauerhaft beim Kontakt gespeichert. Sie enthält den vollständigen Text, die digitale Unterschrift, den Namen und das Datum.

Tipp

Du kannst den Text der Einwilligungserklärung unter Einstellungen → Datenschutz anpassen. So verwendest du deine eigene Formulierung statt des Standardtexts.

---

Vertrag in der Tierakte erstellen

1. Tier öffnen → Tab Dokumente

   Navigiere zu einem Tier und öffne den Tab Dokumente.

2. Neuen Vertrag anlegen

   Klicke auf + Neuer Vertrag und wähle zwischen:

   • Komplett neuer Vertrag – Titel und Inhalt frei eingeben
   • Aus Textbaustein – eine gespeicherte Vorlage als Basis verwenden

3. Titel mit Platzhaltern

   Gib dem Vertrag einen Namen. Auch im Titel kannst du Platzhalter verwenden, z. B. Behandlungsvertrag – {{owner:name}}. Der Platzhalter wird automatisch durch den tatsächlichen Namen ersetzt.

4. Inhalt verfassen

   Der Rich-Text-Editor bietet dir:

   • Formatierungen – fett, kursiv, durchgestrichen, Listen und Tabellen
   • Textbausteine – wiederkehrende Absätze mit einem Klick einfügen
   • Dynamische Platzhalter – über 40 Variablen, die automatisch befüllt werden (siehe unten)

5. Unterschriftsoption wählen

   Option	Wann verwenden
   Direkt jetzt unterschreiben	Die Tierhalter:in ist vor Ort und unterschreibt am Bildschirm
   Später unterschreiben	Vertrag vorbereiten und beim nächsten Besuch unterschreiben lassen
   Ohne Unterschrift	Informationsblätter, Trainingspläne, Empfehlungen

6. Speichern

   Der Vertrag wird als PDF erzeugt und automatisch in der Tierakte archiviert. Er enthält dein Praxis-Logo, die Praxisdaten, den Vertragstext und – falls gewählt – die digitale Unterschrift mit Ort und Datum.

Tipp

Erstelle häufig verwendete Verträge als Textbausteine. So lädst du mit einem Klick eine komplette Vorlage und passt nur noch die individuellen Details an.

---

Dynamische Platzhalter

Platzhalter werden beim Erstellen eines Vertrags automatisch durch die echten Daten ersetzt. So erstellst du personalisierte Dokumente, ohne etwas manuell abtippen zu müssen.

Klicke beim Verfassen eines Vertrags auf das Info-Symbol, um alle verfügbaren Platzhalter zu sehen und per Klick einzufügen.

Kategorie	Beispiele
Tierdaten	{{patient:name}}, {{patient:race}}, {{patient:birthday}}, {{patient:age}}, {{patient:weight}}, {{patient:chip_number}}
Kontaktdaten	{{owner:name}}, {{owner:firstname}}, {{owner:email}}, {{owner:phone}}, {{owner:address}}, {{owner:city}}
Praxisdaten	{{team:name}}, {{team:phone}}, {{team:email}}, {{team:website}}, {{team:billing_address}}
Datum & Zeit	{{current_date}}, {{current_time}}, {{current_datetime}}

Hinweis

Die Platzhalter funktionieren sowohl im Titel als auch im gesamten Vertragstext. Nicht befüllte Felder bleiben leer, sodass keine Platzhalter im fertigen Dokument auftauchen.

---

Dokumente verwalten

Im Tab Dokumente der Tierakte findest du alle Unterlagen chronologisch sortiert:

• Unterschriebene Verträge – mit eingebetteter digitaler Signatur
• Einwilligungserklärungen – DSGVO-konforme Datenschutzbestätigungen
• Informationsblätter – Trainingspläne, Nachsorge, Empfehlungen
• Hochgeladene Dateien – Röntgenbilder, Laborbefunde, Gutachten und andere Dokumente

Was du mit Dokumenten tun kannst:

• Herunterladen und drucken
• Per E-Mail versenden
• Löschen, wenn nicht mehr benötigt

Hinweis

Du kannst auch eigene Dateien hochladen – per Drag-and-Drop oder Dateiauswahl. Unterstützt werden PDFs, Office-Dokumente, Bilder, Videos und viele weitere Formate.

---

PDF-Export

Jeder Vertrag wird automatisch als professionelles PDF erzeugt. Das PDF enthält:

• Praxis-Logo und Briefkopf – basierend auf deinen Praxisdaten
• Vollständiger Vertragstext – mit allen automatisch befüllten Platzhaltern
• Digitale Unterschrift – mit Name, Ort und Datum der Unterzeichnung
• Praxisinformationen – Name, Adresse, Telefon, E-Mail und Website

---

Weitere Themen

• Kontakte & Tierakte – Patienten und Besitzer verwalten
• Textbausteine & Vorlagen – Wiederkehrende Inhalte als Vorlage speichern
• Befundung & Dokumentation – Behandlungen professionell dokumentieren
• PDF-Export – Professionelle Berichte erstellen
• E-Mail-Versand – Dokumente direkt aus TheraTap versenden